Comment utiliser du texte sur des colonnes comme un Excel Pro

La fonction Texte en colonnes d’Excel divise le texte d’une cellule en plusieurs colonnes. Cette tâche simple peut permettre à un utilisateur de ne pas avoir à séparer manuellement le texte d'une cellule en plusieurs colonnes.

Nous allons commencer par un exemple simple de fractionnement de deux échantillons de données en colonnes séparées. Ensuite, nous explorerons deux autres utilisations de cette fonctionnalité que la plupart des utilisateurs d’Excel ne connaissent pas.

Texte en colonnes avec texte délimité

Pour le premier exemple, nous allons utiliser Text to Columns avec des données délimitées. Il s’agit du scénario le plus courant pour le fractionnement de texte. Nous allons donc commencer par cela.

Dans les exemples de données ci-dessous, nous avons une liste de noms dans une colonne. Nous aimerions séparer le prénom et le nom de famille dans différentes colonnes.

Dans cet exemple, nous souhaitons que le prénom reste dans la colonne A pour que le nom de famille passe à la colonne B. Nous avons déjà des informations dans la colonne B (le département). Nous devons donc d'abord insérer une colonne et lui donner un en-tête.

Ensuite, sélectionnez la plage de cellules contenant les noms, puis cliquez sur Données & gt; Texte en colonnes

Cela ouvre un assistant dans lequel vous allez effectuer trois étapes. La première étape consiste à spécifier comment le contenu est séparé. Délimité signifie que les différents éléments de texte que vous souhaitez séparer sont séparés par un caractère spécial, tel que l'espace, la virgule ou la barre oblique. C’est celui que nous allons choisir ici. (Nous parlerons de l'option de largeur fixe dans la section suivante.)

Dans la deuxième étape, spécifiez le caractère de délimitation. Dans nos exemples de données simples, les noms et prénoms sont délimités par un espace. Nous allons donc supprimer la vérification de l'onglet et ajouter une vérification à l'option Espace.

Dans la dernière étape, nous pouvons formater le contenu. Dans notre exemple, nous n’avons pas besoin d’appliquer de formatage, mais vous pouvez par exemple spécifier si les données sont au format texte ou date, et même les configurer de manière à ce qu’un format soit converti au cours du processus.

Nous allons également laisser la destination de manière à séparer le nom de sa position actuelle et déplacer le nom de famille dans la colonne B.

Lorsque nous cliquons sur «Terminer» dans l’assistant, Excel sépare le nom de famille du prénom et le nom de famille. Nous avons maintenant notre nouvelle colonne B entièrement remplie.

Texte en colonnes avec texte à largeur fixe

Dans cet exemple, nous allons diviser le texte qui a une largeur fixe. Dans les données ci-dessous, nous avons un code de facture qui commence toujours par deux lettres suivies d'un nombre variable de chiffres. Le code à deux lettres représente le client et la valeur numérique après le numéro de facture. Nous souhaitons séparer les deux premiers caractères du code de facture des numéros qui lui ont succédé et déposer ces valeurs dans les colonnes Client et Facture non configurées (colonnes B et C). Nous souhaitons également conserver l'intégralité du code de facture dans la colonne A.

Comme le code de facture est toujours composé de deux caractères, il a une largeur fixe.

Commencez par sélectionner la plage de cellules contenant le texte que vous souhaitez fractionner, puis en cliquant sur Données & gt; Texte en colonnes.

Sur la première page de l'assistant, sélectionnez l'option «Largeur fixe», puis cliquez sur «Suivant».

Sur la page suivante, nous devons spécifier la ou les positions dans la colonne pour diviser le contenu. Nous pouvons le faire en cliquant dans la zone de prévisualisation fournie.

Remarque: le texte en colonnes fournit parfois des suggestions de sauts. Cela peut vous faire gagner du temps, mais gardez un œil dessus. Les suggestions ne sont pas toujours correctes.

Dans la zone «Aperçu des données», cliquez à l'endroit où vous souhaitez insérer la rupture, puis cliquez sur «Suivant».

À la dernière étape, tapez la cellule B2 (=) dans la case Destination, puis cliquez sur «Terminer».

Les numéros de facture sont séparés avec succès dans les colonnes B et C. Les données originales restent dans la colonne A.

Nous nous sommes donc penchés sur le fractionnement du contenu à l'aide de délimiteurs et de largeurs fixes. Nous avons également envisagé de scinder le texte en place et de le scinder à différents endroits sur une feuille de calcul. Examinons maintenant deux utilisations spéciales supplémentaires du texte aux colonnes.

Conversion des dates américaines au format européen

Une utilisation fantastique du texte en colonnes consiste à convertir les formats de date. Par exemple, convertir un format de date américain en européen ou inversement.

J'habite au Royaume-Uni et lorsque j'importe des données dans une feuille de calcul Excel, elles sont parfois stockées sous forme de texte. En effet, les données source proviennent des États-Unis et les formats de date ne correspondent pas aux paramètres régionaux configurés dans mon installation d'Excel.

Donc, son texte en colonnes à la rescousse pour obtenir ces convertis. Vous trouverez ci-dessous des dates au format américain que ma copie d’Excel n’a pas comprises.

Nous allons d’abord sélectionner la plage de cellules contenant les dates à convertir, puis cliquer sur Données & gt; Texte en colonnes.

Sur la première page de l’Assistant, nous le laisserons comme délimité et à la deuxième étape, nous supprimerons toutes les options de délimiteur car nous ne voulons pas réellement scinder le contenu.

Sur la dernière page, sélectionnez l'option Date et utilisez la liste pour spécifier le format de date des données que vous avez reçues. Dans cet exemple, je sélectionnerai MDY, le format généralement utilisé aux États-Unis.

Après avoir cliqué sur «Terminer», les dates ont été converties avec succès et sont prêtes pour une analyse ultérieure.

Conversion de formats de nombres internationaux

En plus d'être un outil pour convertir différents formats de date, Text to Columns peut également convertir des formats de nombres internationaux.

Ici au Royaume-Uni, un point décimal est utilisé dans les formats numériques. Ainsi, par exemple, le nombre 1 064,34 est un peu plus de mille.

Mais dans de nombreux pays, une virgule décimale est utilisée à la place. Donc, ce nombre serait mal interprété par Excel et stocké sous forme de texte. Ils présenteraient le nombre comme 1.064,34.

Heureusement, lorsque vous travaillez avec des formats de nombres internationaux dans Excel, notre bon ami Text to Columns peut nous aider à convertir ces valeurs.

Dans l'exemple ci-dessous, j'ai une liste de nombres formatés avec une virgule décimale. Donc, mes paramètres régionaux dans Excel ne les ont pas reconnus.

Ce processus est presque identique à celui utilisé pour la conversion des dates. Sélectionnez la plage de valeurs, allez dans Données & gt; Texte en colonnes, sélectionnez l'option délimitée et supprimez tous les caractères de délimitation. Lors de la dernière étape de l’assistant, nous allons cette fois choisir l’option «Général», puis cliquer sur le bouton «Avancé».

Dans la fenêtre de configuration qui s'ouvre, entrez le caractère que vous souhaitez utiliser dans les zones Séparateur mille et Séparateur décimal fournies. Cliquez sur "OK" puis sur "Terminer" lorsque vous revenez à l'assistant.

Les valeurs sont converties et maintenant reconnues en tant que nombres pour des calculs et analyses ultérieurs.

Text to Columns est plus puissant que les gens ne le réalisent. Son utilisation classique pour séparer le contenu en différentes colonnes est extrêmement utile. Surtout lorsque vous travaillez avec des données que nous recevons d'autres personnes. Les capacités moins connues de convertir les formats de date et de numéro international sont magiques.