8 astuces Microsoft Word pour des documents d'aspect professionnel

Comme vous le savez probablement déjà, Microsoft Word vous offre de nombreux outils pour composer et formater la plupart des types de documents. Mais laquelle de ces fonctionnalités devriez-vous utiliser pour créer des documents d'aspect professionnel ? Voici plusieurs conseils utiles.

Choisissez la bonne police pour le travail

Que vous créiez un document professionnel ou un article universitaire, choisissez une police facile à lire.

Si vous envisagez d'imprimer le document, vous pouvez choisir une police serif comme Times New Roman ou Georgia. Comme son nom l'indique, les lettres avec empattement ont des empattements, que vous pourriez appeler des ailes ou des queues, qui donnent à la police un aspect plus orné. Ceux-ci apparaissent bien sur les pièces imprimées.

Pour les documents numériques, optez plutôt pour une police sans empattement comme Arial ou Calibri. Ces styles de police n'ont pas d'empattements (ailes ou queues), ce qui les rend plus faciles à lire sur les écrans d'ordinateur ou d'appareil mobile.

Pour modifier le style de police, ainsi que la taille et la couleur, accédez à l'onglet Accueil et à la section Polices du ruban.

Pour changer la police par défaut de tous les documents, ouvrez le lanceur de polices à l'aide de la petite flèche dans le coin inférieur droit.

Faites votre sélection, choisissez Définir par défaut et OK.

Ajustez les marges de manière appropriée

Si vous avez une exigence pour les marges, vous pouvez les définir facilement aux tailles exactes dont vous avez besoin. Sinon, la norme est d'un pouce pour les quatre côtés. Selon le type de document que vous créez, vous souhaiterez peut-être des marges plus petites pour accueillir des tableaux ou des diagrammes. Dans ce cas, vous pouvez utiliser les paramètres de marge étroite à un demi-pouce de chaque côté.

Pour ajuster les marges, accédez à l'onglet Mise en page et ouvrez le menu déroulant Marges pour faire votre sélection.

Pour des marges aux tailles exactes, choisissez Marges personnalisées en bas de la liste. Entrez les mesures en haut, y compris la gouttière si vous le souhaitez, et cliquez sur OK pour enregistrer les modifications.

Notez que vous disposez d'options supplémentaires pour les marges personnalisées dans Word. Vous pouvez utiliser des spécificités par orientation de page, type de page et appliquer les marges à l'ensemble du document, à une certaine section ou à partir d'un point avancé.

Choisissez le bon espacement des lignes et des paragraphes

L'espacement des lignes et des paragraphes peut affecter la lisibilité de votre document, c'est donc une autre option de formatage à garder à l'esprit. Vous devrez peut-être doubler l'espace quelque chose comme un essai universitaire, mais sinon, la valeur par défaut pour les documents Word est de 1,15 points, ce qui convient à la plupart des types de documents.

Vous pouvez ajuster l'espacement à partir de la section Paragraphe de l'onglet Accueil. Sélectionnez tout le texte de votre document ou un texte particulier si vous préférez. Ensuite, ouvrez le menu déroulant Espacement des lignes et des paragraphes pour faire votre sélection.

Pour personnaliser votre espacement, choisissez Options d'espacement des lignes dans la liste. Utilisez la section Espacement de l'onglet Retrait et espacement pour modifier les points avant et après les paragraphes. Vous pouvez ensuite utiliser la liste déroulante Interligne pour sélectionner Simple, Double ou une autre option.

Au fur et à mesure que vous apportez vos modifications, vous pouvez voir un aperçu en bas. Lorsque vous êtes satisfait de vos choix, sélectionnez OK pour les appliquer. Vous pouvez également utiliser le bouton Définir par défaut pour conserver ces paramètres pour tous les futurs documents.

Ajustez vos retraits

Encore une fois, si vous avez une exigence quant à la façon dont vos retraits doivent apparaître, nous vous montrerons comment les ajuster. Mais de nos jours, de nombreux documents utilisent du texte aligné à gauche. Pour diviser les paragraphes, insérez simplement une ligne supplémentaire entre eux.

D'un autre côté, vous devrez peut-être mettre en retrait la première ligne de chaque paragraphe sans espacement supplémentaire entre les paragraphes. Ce type de mise en page, appelé retrait de première ligne, correspond à ce que vous verriez dans un livre, par exemple.

Accédez à l'onglet Mise en page et utilisez les paramètres de retrait dans la section Paragraphe pour modifier vos retraits actuels.

Vous pouvez également ouvrir le lanceur de paragraphes à l'aide de la petite flèche dans le coin inférieur droit. Vous pouvez ensuite effectuer vos ajustements dans la section Indentation de l'onglet Indentations et espacement. Ajoutez ce que vous souhaitez pour les retraits gauche et droit ou choisissez une option spéciale à droite comme un retrait de première ligne ou suspendu.

Mettre en forme en utilisant les colonnes lorsqu'elles correspondent

Les colonnes ont leur place dans certains types de documents comme les brochures et les newsletters. Si vous créez ce type de document, accédez à l'onglet Mise en page et utilisez le menu déroulant Colonnes pour choisir le nombre de colonnes.

Pour des options supplémentaires, sélectionnez Plus de colonnes en bas. Vous pouvez ensuite utiliser un préréglage, choisir la largeur et l'espacement de chaque colonne et l'appliquer à l'ensemble du document ou à certaines parties seulement.

N'oubliez pas que les colonnes ne sont utiles que si le type de document que vous composez le justifie. Cela donne à votre document une apparence de style journal qui n'est généralement pas appropriée pour les documents scolaires, les propositions commerciales ou les rapports d'entreprise.

Ajouter des titres pour identifier les sections

Si vous avez un long document ou un document qui pourrait bénéficier de différentes sections, vous pouvez appliquer des titres pour identifier les sections. Non seulement cela aide à séparer visuellement le document pour la lisibilité, mais est également utile pour créer une table des matières.

Pour appliquer un titre, sélectionnez le texte et accédez à l'onglet Accueil. Utilisez la case de la section Styles pour sélectionner Titre 1 ou Titre 2, selon la taille et le style que vous souhaitez.

Vous pouvez également modifier la couleur de l'en-tête. Par exemple, il peut s'afficher en bleu et vous voulez du noir. Sélectionnez le titre et utilisez la liste déroulante des couleurs dans la barre d'outils flottante au-dessus du texte ou dans la section Police de l'onglet Accueil.

Positionner les images entre le texte et les paragraphes

Vous ajoutez peut-être des images à votre document. Vous avez plusieurs façons d'ajuster l'apparence de vos images dans Word, l'une étant la façon dont elles sont positionnées avec le texte environnant.

Par exemple, vous pouvez avoir une petite image décorative qui peut aller dans le texte où les mots l'entourent. Ou peut-être avez-vous une grande image explicative qui devrait se suffire à elle-même entre les paragraphes.

Sélectionnez l'image et cliquez sur le bouton Options de mise en page qui apparaît en haut à droite (Windows uniquement).

Vous pouvez également accéder à l'onglet Format d'image et utiliser les menus déroulants Positionner et Habiller le texte dans la section Organiser du ruban.

Vous pouvez ensuite enrouler le texte autour de l'image avec différentes options d'espacement, placer le texte en haut et en bas de l'image ou enrouler le texte uniquement sur le côté gauche ou droit.

Pour encore plus d'options, sélectionnez « Voir plus » dans la fenêtre contextuelle des options de mise en page ou « Plus d'options de mise en page » dans le menu Position ou Wrap Text.

Utiliser les outils d'alignement pour les images et les objets

Une autre astuce pour rendre votre document fantastique consiste à utiliser les outils d'alignement de Word pour des éléments tels que des images, des formes ou des objets. Vous pouvez utiliser des guides d'alignement qui ne s'affichent que lorsque vous déplacez l'élément sur la page ou des quadrillages qui apparaissent et restent dès que vous les activez.

Ces deux outils peuvent vous aider à espacer et à placer vos articles les uns à côté des autres pour une apparence soignée et ordonnée.

Dirigez-vous vers l'onglet Format d'image, Format de forme ou Format graphique, selon le type d'élément que vous utilisez. Ensuite, ouvrez la liste déroulante Aligner pour choisir Utiliser les guides d'alignement ou Afficher le quadrillage. Notez que vous ne pouvez pas utiliser les deux en même temps.

J'espère que ces suggestions vous permettront d'obtenir un document Word d'aspect professionnel.