Comment utiliser les notes de bas de page et les notes de fin dans Microsoft Word

Que vous utilisiez Microsoft Word pour une écriture personnelle ou professionnelle, vous souhaiterez parfois ajouter des notes supplémentaires à des sections de votre travail. Peut-être souhaitez-vous ajouter un commentaire à l'un de vos arguments ou citer le travail d'un autre auteur sans détourner l'attention du texte principal. Heureusement, Word dispose d'outils utiles pour ajouter des notes de bas de page et des notes de fin à votre écriture.

Remarque : Nous utilisons Microsoft Word 2016, mais Word prend en charge les notes de bas de page et les notes de fin depuis au moins Word 2007. Selon la version de Word que vous utilisez, les menus décrits dans ce guide regarde un peu différent. Mais ne vous inquiétez pas, les caractéristiques et les fonctions sont les mêmes.

Que sont les notes de bas de page et les notes de fin?

Les notes de bas de page et les notes de fin sont des moyens d'ajouter des éléments d'information supplémentaires à votre écriture en dehors du texte principal. Pensez à eux comme à des côtés verbaux, uniquement par écrit. Vous pouvez utiliser les notes de bas de page et les notes de fin pour ajouter des commentaires parallèles à votre travail ou pour citer d'autres publications telles que des livres, des articles ou des sites Web. La seule différence entre les notes de bas de page et les notes de fin réside dans le lieu où elles apparaissent dans votre document.

Comme le nom l'indique, des notes de bas de page sont attachées au bas de la page, contenant la phrase à laquelle elles correspondent. Les notes de fin, en revanche, sont ajoutées à la fin d'une section ou d'un document. Celui que vous devriez utiliser dans vos écrits dépend de vos préférences personnelles ou, si vous écrivez pour l’école ou le travail, des normes de publication de votre organisation.

Comment insérer des notes de bas de page et des notes de fin

Lancez Microsoft Word, puis ouvrez le document auquel vous souhaitez ajouter des notes de bas de page (ou créez un nouveau document si vous venez juste de commencer). Passez à l’onglet «Références» du ruban de Word.

Vous y trouverez un ensemble de fonctionnalités utiles pour annoter votre texte, notamment des outils pour insérer une table des matières, ajouter des citations et générer une bibliographie. Le deuxième groupe de cet onglet contient les fonctionnalités de note de bas de page et de note de fin que nous souhaitons.

Pour ajouter une note de bas de page, placez votre point d'insertion dans votre texte à l'endroit où vous souhaitez que la note de bas de page apparaisse, puis cliquez sur le bouton «Insérer une note de bas de page».

Word ajoute un petit nombre en exposant où vous avez placé le point d'insertion.

Et puis déplace immédiatement le focus sur le volet de note de bas de page et place le point d’insertion sur votre nouvelle note de bas de page afin que vous puissiez commencer à la saisir immédiatement.

Les notes de bas de page apparaissent au bas de la page, sous une courte ligne horizontale. Chaque fois que vous ajoutez une note de bas de page sur cette page, un autre numéro sera ajouté à la liste.

Une fois vos notes de bas de page ajoutées, vous pouvez placer votre curseur sur le marqueur de référence de chaque phrase pour voir un aperçu de la note de bas de page dans le texte.

Vous pouvez également naviguer rapidement entre les notes de bas de page dans le texte principal et la liste de notes de bas de page au bas de la page en cliquant sur le bouton «Note de bas de page suivante» dans la barre de navigation.

Ou, cliquez sur la flèche du menu déroulant sur le bouton «Note suivante» pour sélectionner une autre option de navigation. Vous pouvez choisir d’accéder à la note de bas de page précédente ou d’accéder à la note de fin suivante ou précédente.

Les étapes pour insérer des notes de fin sont essentiellement les mêmes. Placez le point d’insertion à annoter, puis cliquez sur le bouton «Insérer une note de fin» dans l’onglet «Références» du ruban de Word.

Comme avec les notes de bas de page, Word ajoute un nombre en exposant contenant une note de fin. Mais cette fois-ci, la liste des notes qu’elle génère apparaît à la fin de la section en cours ou à la fin du document (vous pouvez personnaliser leur affichage, et nous en reparlerons dans un instant).

Comment configurer les notes de bas de page et les notes de fin dans Word 2016

Word a les paramètres de base par défaut pour les notes de bas de page et les notes de fin, mais vous pouvez les modifier à tout moment à partir du menu de l'onglet Références.

Cliquez sur la flèche dans le coin inférieur droit du menu «Notes».

Cela ouvre une fenêtre Note de bas de page et Note de fin permettant de personnaliser l'emplacement, l'apparence et le format de toutes vos notes de bas de page et de fin.

Par défaut, Word place les notes de bas de page au bas de la page et les notes de fin à la fin du document, mais vous pouvez modifier l'emplacement d'affichage de ces notes.

Sous «Emplacement» dans les menus Notes de bas de page et de fin de note, recherchez l’option «Notes de bas de page» (elle doit être sélectionnée par défaut lors de la première ouverture du menu). Ouvrez le menu déroulant à droite de cette option et vous pouvez modifier l'emplacement de votre note de bas de page en bas de la page ou en dessous du texte. Si vous choisissez la dernière option, Word place vos notes de bas de page immédiatement après le corps du texte au lieu de se placer au bas de la page.

Pour modifier l'emplacement par défaut des notes de fin, sélectionnez l'option «Notes de fin», puis ouvrez le menu déroulant situé à droite. Dans ce cas, vous pouvez modifier l’emplacement de la note de fin à la fin de la section en cours ou à la fin du document.

Une autre option consiste à convertir toutes vos notes de bas de page en notes de fin ou vice versa. Au lieu de changer chacun individuellement, cette option vous permet de les changer tous en même temps. Si vous travaillez sur un document contenant beaucoup de notes, cette option peut s'avérer utile.

Sous la section «Emplacement» du menu Note de bas de page et Note de fin, cliquez sur le bouton «Convertir».

La boîte de dialogue Convertir les notes apparaît et vous propose trois options: 1) convertir toutes les notes en notes de fin, 2) convertir toutes les notes en notes de bas de page et 3) échanger les notes de bas de page et les notes de fin. Sélectionnez l'option de votre choix, puis cliquez sur le bouton "OK".

Par défaut, Word crée des listes de notes de bas de page et de notes de fin ayant la même présentation que la page sur laquelle elles apparaissent. Toutefois, vous pouvez régler cela dans les fenêtres Footnote et Endnote en cliquant sur le menu déroulant "Colonnes" et en sélectionnant le nombre de colonnes que vous souhaitez utiliser.

Vous pouvez définir vos notes de bas de page et notes de fin pour qu'elles s'affichent dans quatre colonnes différentes au maximum sur la page.

Word vous permet également de choisir parmi plusieurs options de formatage pour la numérotation de vos notes de bas de page et de vos notes de fin. C’est généralement une bonne idée de choisir un système de numérotation différent pour chaque type de note, en particulier si vous utilisez une combinaison de notes de bas de page et de notes de fin dans le même document. Cela vous aide, ainsi que votre lecteur, à faire rapidement la distinction entre les deux.

Dans la section Format, cliquez sur la flèche déroulante située à droite de l'option «Format de nombre». Sélectionnez le format numérique souhaité.

Vous pouvez également étiqueter vos notes avec un symbole personnalisé au lieu d'un système de numérotation standard. À côté de l'option Marque personnalisée, cliquez sur le bouton “Symbole”.

Le menu Symbole s'ouvrira. Sélectionnez le symbole que vous souhaitez utiliser pour étiqueter vos notes, puis cliquez sur le bouton "OK".

L'icône que vous avez sélectionnée doit apparaître dans la case «Marque personnalisée» et Word utilisera désormais ce symbole pour étiqueter vos notes.

Par défaut, les notes de bas de page et les notes de fin d'une série individuelle commençant par “1” (ou a , i , I , etc.) et se poursuivant tout au long du document. Cependant, vous pouvez personnaliser le point de départ et la continuité de vos notes.

Si vous souhaitez que vos notes de bas de page ou de fin commencent par un autre nom que le premier numéro de la série (par exemple, 2 au lieu de 1 ), cliquez sur les flèches de ”Liste déroulante pour augmenter ou diminuer la valeur de départ. Cela peut être utile, par exemple, si vous écrivez un livre contenant des notes de fin et si vous enregistrez chaque chapitre dans un document Word distinct. Vous pouvez configurer le document de chaque chapitre pour qu'il commence à numéroter les notes de fin où le dernier chapitre s'est arrêté.

Pour changer la continuité de votre série de numérotation, cliquez sur la flèche du menu déroulant en regard de l'option “Numérotation”.

Vous verrez trois options pour numéroter vos notes de bas de page et notes de fin: Continu, Redémarrer chaque section et Redémarrer chaque page. Si vous souhaitez que vos notes de bas de page et de fin de document soient numérotées de façon continue du début à la fin de votre document, sélectionnez l'option «Continu». Si vous préférez numéroter vos notes par chapitre ou par section, sélectionnez l’option «Redémarrer chaque section». Ou sélectionnez «Redémarrer chaque page» pour numéroter vos notes par page.

Après avoir configuré les options ci-dessus, vous devrez choisir comment vous souhaitez que vos modifications soient appliquées à votre document. Au bas du menu, cliquez sur la flèche du menu déroulant en regard de l'option «Appliquer les modifications à».

Si vous souhaitez que vos modifications s'appliquent à chaque page et à chaque section de votre document, sélectionnez l'option “Document complet”. Ou sélectionnez «Cette section» pour appliquer les modifications uniquement à la section du document dans laquelle vous vous trouvez actuellement. (Notez que cette option ne s'affichera pas si votre document ne comporte pas de sauts de section.)

Une fois que vous êtes satisfait de vos paramètres, cliquez sur le bouton “Appliquer” en bas à droite du menu.

Vous pouvez également insérer une nouvelle note de bas de page en utilisant les paramètres sélectionnés en cliquant sur le bouton «Insérer» situé dans le coin inférieur gauche du menu.

Comment faire un lien entre les notes de bas de page et les notes de fin dans Word 2016

Si vous souhaitez utiliser la même note de bas de page ou la même note de fin plusieurs fois dans votre texte, il existe un moyen simple de le faire sans avoir à insérer la même chose encore et encore.

Placez votre point d'insertion à l'endroit où vous souhaitez insérer une référence dans le texte. Sous l'onglet Références, cliquez sur le bouton “Références croisées”.

Dans la fenêtre Référence croisée, choisissez «Note de bas de page» ou «Note de fin» dans le menu déroulant «Type de référence».

Ensuite, cliquez sur le menu déroulant «Insérer une référence dans».

L'option “Footnote Number” insère le numéro de la note de bas de page en texte normal, tandis que l'option “Footnote Number (Formatted)” insère le numéro de la note de bas de page en exposant. L'option «Numéro de page» insère le numéro de la page référencée au lieu du numéro de la note de bas de page. L'option «Au-dessus/Au-dessous» insère le mot «Au-dessus» ou «Au-dessous» en fonction de l'endroit où la note de bas de page d'origine apparaît par rapport au renvoi. Sélectionnez votre option souhaitée.

Word vous permet de créer des liens hypertextes entre les références croisées afin que vous puissiez facilement trouver la même note de bas de page partout où elle apparaît dans votre document. L'option «Insérer en tant que lien hypertexte» est cochée par défaut. Vous pouvez donc cliquer sur n'importe quelle référence croisée et accéder automatiquement à la partie du document contenant la note de bas de page d'origine. Nous vous recommandons de laisser cette option cochée, mais vous pouvez la décocher si vous préférez.

Sous l’option «Pour quelle note de bas de page», sélectionnez la note de bas de page que vous souhaitez référencer, puis cliquez sur le bouton «Insérer» au bas du menu.