N'appuyez pas deux fois sur Entrée dans Word : utilisez plutôt l'espacement

Imaginez ceci : vous êtes arrivé à la fin d'un titre ou d'un paragraphe dans Microsoft Word et vous souhaitez créer un espace avant le segment de texte suivant. Il peut être tentant d’appuyer deux fois sur Entrée. Au lieu de cela, vous devez ajuster le paramètre Espacement après du paragraphe. Voici pourquoi.

Tout d’abord, afficher les caractères non imprimables

Avant de considérer l'espacement de vos paragraphes, vous devez toujours afficher les caractères non imprimables de Word. Cela facilitera grandement la visualisation de la mise en forme et de l’espacement dans votre document, ce qui vous aidera à garantir la cohérence et la précision de la mise en forme.

Pour ce faire, ouvrez l’onglet « Accueil » sur le ruban, et cliquez sur l’icône « ¶ » dans le groupe Paragraphe.

Désormais, chaque fois que vous appuyez sur Espace, Entrée ou Tab, un marqueur apparaîtra sur votre page. Comme leur nom l'indique, les caractères non imprimables ne s'affichent pas lorsque vous imprimez votre document, mais uniquement pour vous montrer la structure squelettique de votre document.

Pourquoi appuyer deux fois sur Entrée peut causer des problèmes

En fonction de vos paramètres de paragraphe par défaut, lorsque vous appuyez sur Entrée, vous pouvez constater que Word déplace votre curseur sur la ligne suivante immédiatement sous le texte précédent que vous avez tapé sans ajouter d’espace.

Dans cet exemple, le titre et les deux paragraphes apparaissent écrasés ensemble, ce qui rend le texte difficile à lire.

Une façon de créer un espace supplémentaire entre les titres et les paragraphes est de le faire manuellement en appuyant sur Entrée.

Bien que cela réussisse à créer l’espace blanc souhaité, l’utilisation de cette méthode s’accompagne de plusieurs problèmes :

• Si vous mettez en forme vos polices directement, les espaces après les titres (avec une police plus grande) et les paragraphes (avec une police plus petite) peuvent être de taille incohérente.
• De même, si vous souhaitez modifier la taille des espaces entre les paragraphes et les titres, vous devrez le faire manuellement, ce qui peut prendre beaucoup de temps dans un document long.
• L'espace supplémentaire que vous ajoutez manuellement peut se retrouver en haut d'une page, ce qui signifie que le texte ne s'aligne pas avec la marge supérieure.
• Si vous augmentez toutes les tailles de police dans votre document, les espaces manuels augmenteront également, ce qui entraînera des espaces inhabituellement grands entre les paragraphes.

Pour éviter ces problèmes, modifiez les paramètres du paragraphe pour créer l’espace automatiquement.

Modifier les paramètres de style de paragraphe à la place

Vous pouvez forcer Microsoft Word à créer ces espaces automatiquement, ce qui vous évite d’avoir à vous soucier des problèmes énumérés ci-dessus. Bien que vous puissiez le faire manuellement pour chaque paragraphe ou en-tête, le mieux est de modifier les styles.

Placez votre curseur dans l’un des paragraphes principaux du corps de votre document. Avant de modifier des paramètres, assurez-vous que le style Normal est appliqué à ce texte en affichant la Galerie de styles dans l’onglet Accueil du ruban. Cela devrait être le cas par défaut, mais il est important de vérifier au préalable.

Une fois que vous avez confirmé que c'est le cas, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le style Normal dans la galerie de styles, ou utilisez le raccourci clavier Microsoft Word Ctrl+Maj+S. Quel que soit l'itinéraire que vous choisissez, cliquez sur « Modifier ».

Maintenant, cliquez sur le menu déroulant « Format » en bas de la boîte de dialogue Modifier le style, puis sélectionnez « Paragraphe ».

Ensuite, dans l’onglet Retraits et espacement de la boîte de dialogue Paragraphe, cliquez sur la flèche vers le haut de l’option Espacement après. Idéalement, l’espace que vous créez est de la même hauteur que la police de style Normal. Donc, si votre corps de texte est de 12 pt, augmentez également l’espacement après à 12 pt. Pendant que vous y êtes, assurez-vous que l'option Espacement avant est définie sur 0 pt et que l'option "Ne pas ajouter d'espace... " n’est pas cochée.

Lorsque vous cliquez sur « OK » pour fermer les deux boîtes de dialogue, vous verrez l'espace blanc souhaité ajouté automatiquement après chacun de vos paragraphes de style normal existants, ainsi qu'après ceux que vous ajoutez par la suite.

Étant donné que le style Normal dicte de nombreuses propriétés pour les autres styles de votre document Word, vous constaterez peut-être qu’ils adoptent automatiquement l’espacement après de 12 points. Dans mon exemple, un espace de 12 points a déjà été ajouté à mon style de titre sans que j’aie à modifier ce paramètre moi-même.

Toutefois, si cela ne se produit pas automatiquement, répétez simplement le processus ci-dessus pour chaque style de la galerie de styles que vous avez l'intention d'utiliser dans votre document. Même si la taille de la police de votre en-tête est supérieure à la taille de la police de votre style normal, visez la cohérence en définissant le même espacement après pour chaque style.

Voici les avantages d’utiliser cette méthode au lieu d’ajouter les espaces manuellement :

• L’un de vos principaux objectifs lors de la mise en forme d’un document doit être la cohérence, et l’utilisation de l’outil Espacement après vous permet d’y parvenir.
• Vous ne vous retrouverez pas avec des espaces supplémentaires en haut d'une page : si la fin d'un paragraphe se trouve à la fin d'une page, Word remplace automatiquement ce paramètre par le saut de page naturel.
• Vous pouvez facilement augmenter ou diminuer tous les espaces entre chaque segment de texte en modifiant les styles, plutôt que d’avoir à ajuster manuellement la mise en page après chaque paragraphe.
• Même si vous augmentez la taille de vos polices, la taille des espaces après chaque paragraphe conservera les propriétés que vous avez appliquées. Cela vous permet d’éviter d’avoir des espaces extra-larges entre chaque paragraphe.

En plus d'utiliser les paramètres de style de Word pour ajuster les espaces après vos paragraphes, utilisez-les pour maintenir la cohérence avec les tailles de police, la numérotation des puces, les retraits de tabulation et de nombreuses autres propriétés de mise en forme que vous souhaitez appliquer.