Vous utilisez la version gratuite d’Excel ? Il vous manque ces 5 fonctionnalités

Résumé

Microsoft Excel en ligne manque de fonctionnalités par rapport aux versions payantes qui incluent des fonctionnalités telles que des formules et des graphiques avancés.
De puissants outils d’analyse de données tels que Power Query et Power Pivot ne sont disponibles qu’avec un abonnement Microsoft 365.
Desktop Excel offre des fonctionnalités supplémentaires, une meilleure utilisation hors ligne, une fiabilité améliorée et davantage de capacités d’automatisation.

Microsoft Excel est toujours le grand enfant dans le terrain de jeu des feuilles de calcul, et bien que la version gratuite d’Excel en ligne soit bonne pour de nombreux cas d’utilisation, elle présente certaines limitations clés par rapport à son frère de bureau.

Si vous êtes un utilisateur professionnel, un utilisateur expérimenté cherchant à automatiser vos tâches de données domestiques (comme équilibrer votre budget) ou cherchant à vous plonger dans l'analyse de données, vous passez à côté de nombreuses fonctionnalités avancées (nouvelles et anciennes) qui ne sont disponibles que dans les versions payantes d'Excel.

Formules et graphiques avancés

La version gratuite de Microsoft Excel ne vous permet d’utiliser qu’une sélection limitée de formules et de graphiques qui alimentent les applications professionnelles et pimentent les présentations depuis des décennies. Certaines des formules et des graphiques qui vous manquent débloquent des cas d'utilisation vraiment impressionnants, tels que XLOOKUP(), UNIQUE(), LET(), FILTER() et LAMBDA() (ce dernier vous permettant de définir vos propres fonctions réutilisables !).

Et n'oublions pas les tableaux croisés dynamiques pour résumer et vous aider à analyser les données. C'est probablement la fonctionnalité phare d'Excel (du moins historiquement), et la version gratuite d'Excel ne prend en charge que la fonctionnalité de base du tableau croisé dynamique.

Outils Power Query, Power Pivot et d’analyse de données

L’analyse des données est devenue un élément important pour les entreprises au cours des dernières années. L’énorme quantité de données sur les clients disponibles sur les plateformes en ligne peut être facilement traitée et analysée pour mieux comprendre comment atteindre un public plus large et comment améliorer vos produits pour mieux répondre à leurs besoins (consultez le marketing de croissance pour voir comment cela fonctionne en détail).

Excel a été étendu avec de nouveaux outils pour répondre aux nouvelles exigences en matière d’analyse de données. Power Query offre des fonctionnalités ETL (extraction, transformation, chargement) qui sont essentielles pour les cas d’utilisation de Big Data, et Power Pivot fournit des outils pour créer des relations complexes entre les données, permettant une analyse plus approfondie. Les fonctionnalités de Power Query sont limitées dans la version en ligne gratuite d’Excel, et Power Pivot en est totalement absent.

Utilisation hors ligne et fiabilité

Les applications de bureau offrent sans doute toujours une meilleure expérience utilisateur que les applications basées sur un navigateur. Vous pouvez travailler d'où vous le souhaitez (même si vous disposez d'une connectivité Internet médiocre ou inexistante, parfaite pour les nomades numériques), et bien qu'il y ait eu d'énormes progrès dans les performances des applications basées sur un navigateur, les applications de bureau (y compris Excel) présentent toujours de grands avantages en termes de performances et de fonctionnalités.

En plus d’être plus puissantes et plus agréables à utiliser, les applications de bureau vous permettent de conserver vos données sur votre propre appareil. Cela signifie qu’il n’y a pas de limites à la quantité de données avec lesquelles vous souhaitez travailler, ni de problèmes de confidentialité et de sécurité pour vos données (ce qui est important pour les entreprises à l’ère du RGPD, du CCPA et de l’HIPAA). Travailler avec des données locales vous permet également de les garder sous contrôle, ce qui vous permet de les sauvegarder et de les gérer vous-même, hors de portée des bogues de stockage dans le cloud qui pourraient les rendre inaccessibles.

Macros et automatisation

Excel vous permet d’enregistrer des macros pour lire vos actions (en répétant vos sélections enregistrées et en appuyant sur les boutons) et de créer des scripts Office pour l’automatisation (bien que les scripts Office soient disponibles dans Excel Online, vous devez payer pour Microsoft 365 pour les utiliser). Dans la version de bureau d’Excel, vous avez également accès à des fonctionnalités de développement et d’automatisation plus avancées sous la forme de VBA (Visual Basic for Applications).

Ceux qui ont un peu d'expérience avec Excel peuvent physiquement grincer des dents à la mention de VBA, mais ils admettront qu'il s'agit toujours d'un outil puissant si vous savez comment l'utiliser. VBA vous permet de créer des interfaces personnalisées pour tirer pleinement parti de l'automatisation dans Excel, et bien qu'il s'agisse d'un langage laid, qu'il puisse être difficile à apprendre et qu'il utilise un éditeur pas si intuitif, il vous permet de faire tellement de choses qu'il vaut la peine de surmonter ces obstacles. Un développement récent qui facilite la prise en main d’Excel, l’automatisation et VBA sont des outils d’IA qui peuvent vous aider à écrire vos scripts.

Il est toujours utile de souligner que les macros Microsoft Office peuvent présenter un risque de cybersécurité, vous ne devez donc ouvrir que les documents activés par les macros provenant de sources fiables et relire tout code que vous trouvez en ligne avant de l'exécuter.

Plus de données provenant de plus d’endroits

Avec la version de bureau de Microsoft Excel, vous pouvez lire des données brutes directement à partir de fichiers CSV à partir de votre disque local ou de votre réseau (sans avoir à les télécharger), ce qui vous permet de traiter d’énormes quantités de données. Vous pouvez également vous connecter à des serveurs de bases de données, ou charger des données à partir d’API au format JSON, et même extraire des données de pages Web.

La possibilité d’accéder aux données de ces sources vous permet de prendre des données provenant d’un large éventail d’analyses et d’autres sources, de les traiter avec d’autres outils (comme Python), puis de continuer à les affiner dans Excel. Des plug-ins sont également disponibles pour Excel de bureau afin de les intégrer à d’autres sources de données et outils.

Microsoft Excel règne toujours en affaires (pour le meilleur ou pour le pire)

Excel existe depuis longtemps, et il est toujours omniprésent dans les affaires et l'éducation, et a réussi à prospérer dans de nouveaux cas d'utilisation de l'analyse de données malgré la concurrence croissante des nouveaux outils. Malgré certains éléments qui deviennent un peu grinçants et certains choix d'interface utilisateur et de fonctionnalités déroutants qui ont traversé des décennies (sans doute pour la compatibilité et pour satisfaire les utilisateurs bien établis), il est toujours considéré par beaucoup comme le meilleur dans ce qu'il fait (et il est toujours en cours d'amélioration).

Si vous n'êtes pas convaincu par ses fonctionnalités, ou si vous n'utilisez tout simplement pas assez souvent des feuilles de calcul pour justifier le prix d'un abonnement Microsoft 365, consultez notre liste d'alternatives à Microsoft Excel ou notre guide des meilleures applications gratuites pour remplacer vos abonnements Microsoft 365 et Adobe.