Vous manquez de temps ? Utilisez ces conseils Excel pour accélérer votre travail
Lorsque je travaillais en tant que processeur de données, mes collègues étaient toujours impressionnés par la rapidité avec laquelle je pouvais faire mon travail Excel. De nombreuses années d'essais et d'erreurs (et parfois de tomber accidentellement sur des outils dont j'ignorais l'existence !) m'ont conduit à mes méthodes préférées pour accélérer mon flux de travail.
Utiliser la zone Nom pour la navigation
Alors que Microsoft Word utilise des signets comme points de repère dans un document Word, Excel suit le même principe, mais les appelle « noms », accessibles via la zone de nom dans le coin supérieur gauche de votre classeur. Chaque cellule possède déjà son propre signet (ou nom) que vous pouvez voir en sélectionnant n’importe quelle cellule et en regardant la zone de nom.
Pour accéder à une cellule de la feuille de calcul active, tapez la référence de colonne-ligne, telle que E7, dans la zone de nom et appuyez sur Entrée. Ceci est particulièrement pratique si vous avez une grande feuille de calcul, ce qui vous évite de faire défiler vers le haut, le bas, la gauche et la droite chaque fois que vous souhaitez naviguer vers un emplacement éloigné dans une feuille de calcul.
Si vous avez d’autres onglets actifs dans votre classeur, vous pouvez accéder à n’importe quelle cellule de ces feuilles de calcul en tapant le nom de l’onglet, suivi d’un point d’exclamation, puis de la référence de la cellule.
Par exemple, taper :
Sheet2!G5dans la boîte du nom m’amènerait à la feuille 2, cellule G5.
De plus, bien que les cellules aient déjà leur propre nom, vous pouvez modifier leur nom en sélectionnant la cellule et en tapant un nouveau nom dans la zone du nom. Vous pouvez également le faire pour une plage de cellules. Par exemple, vous pouvez avoir une plage de données importante dans votre classeur volumineux que vous devez afficher souvent. En lui donnant un nom mémorable, il est plus facile d’y accéder à tout moment.
Dès que vous nommez des données, une flèche déroulante apparaît en regard de la zone de nom. Cliquez sur cette flèche pour voir tous les éléments nommés dans votre feuille de calcul, ce qui vous évite d’avoir à vous en souvenir.
Excel n'aime pas les espaces dans les noms, c'est pourquoi j'ai utilisé un trait de soulignement (_) dans l'exemple ci-dessus. Alternativement, vous pouvez taper le nom sans espace, comme « TotalPrices ».
Enfin, le processus de nommage des tableaux Excel formatés est légèrement différent : vous devez utiliser l'outil de nommage des tableaux d'Excel à la place. Ne vous inquiétez pas, c'est tout aussi simple. Sélectionnez n’importe quelle cellule de l’une de ces tables et tapez le nom dans le champ « Nom de la table » dans le groupe Propriétés de l’onglet Création de table.
Bien que le processus diffère légèrement pour le nommage d’un tableau formaté, les étapes à suivre pour y accéder sont les mêmes que pour accéder à une cellule : tapez simplement le nom du tableau dans la zone de nom et appuyez sur Entrée, ou cliquez sur le menu déroulant de la zone de nom pour afficher une liste de tous les éléments nommés.
Figer les volets pour éviter le défilement excessif
La possibilité de figer des volets dans Excel est l’un des meilleurs outils permettant de gagner du temps. En gardant les lignes ou les colonnes importantes, comme les en-têtes, visibles pendant que vous faites défiler de grandes feuilles de calcul, vous évitez d'avoir à faire défiler constamment vers le haut ou vers l'avant pour vous rappeler quelles données vous consultez.
En d’autres termes, le gel des volets dans Excel permet de garder vos données dans leur contexte, de sorte que vous savez toujours exactement ce qu’elles représentent en un instant.
Pour voir les options de gel, cliquez sur « Figer les volets » dans l’onglet Affichage.
Cliquez sur « Figer la première ligne » ou « Figer la première colonne » pour verrouiller la première ligne ou la première colonne. N’oubliez pas que cliquer sur l’une de ces deux commandes désactive l’autre.
D'autre part, vous pouvez figer les premières colonnes ou lignes (si, par exemple, vous avez plus d'une colonne ou ligne d'en-tête) en sélectionnant la première colonne ou ligne que vous ne souhaitez pas figer et en cliquant sur « Figer les volets ». Donc, si vous souhaitez geler les lignes 1 et 2, sélectionnez la ligne 3 et cliquez sur « Figer les volets ».
Enfin, pour figer les lignes et les colonnes ensemble, cliquez sur la cellule la plus haute et la plus à gauche que vous ne souhaitez pas figer, puis cliquez sur « Figer les volets ». Dans cet exemple, je souhaite figer la ligne 1 et la colonne A, je vais donc sélectionner la cellule B2 et cliquer sur « Figer les volets ».
Pour débloquer les volets gelés de votre feuille de calcul, cliquez sur Figer les volets > Libérer les volets. Appuyez sur Ctrl+Z (annuler) n’annulera pas l’action de blocage.
Utiliser l'outil de prévision des données d'Excel
L'outil de prévision des données d'Excel vous permet de prédire les tendances futures sur la base de données historiques en quelques clics seulement, ce qui vous évite d'avoir à faire ces prévisions manuellement.
Dans cet exemple, je suis la croissance de mon eucalyptus et je souhaite qu’Excel prévoie la croissance pour les prochains mois.
Pour ce faire, je vais sélectionner la plage de cellules contenant les dates et les données existantes, et cliquer sur « Feuille de prévision » dans l’onglet Données.
La boîte de dialogue Créer une feuille de calcul de prévision vous montre un aperçu de la prévision. Vous pouvez également modifier la date de fin à l’aide du champ situé sous le graphique, puis cliquer sur « Options » pour affiner la façon dont la prévision est générée, par exemple en définissant un intervalle de confiance ou en choisissant d’inclure automatiquement la saisonnalité dans la prévision.
Après avoir cliqué sur « Créer », Excel ouvre une nouvelle feuille contenant les données prévues sous forme de tableau et de graphique.
Personnaliser la barre d’outils d’accès rapide
Excel est tristement célèbre pour offrir tellement d’outils que, parfois, trouver les bons peut ralentir votre flux de travail. Si vous constatez que vous utilisez souvent les mêmes boutons et commandes, une façon d'accélérer les choses est de personnaliser la barre d'outils d'accès rapide (QAT).
Oui, vous pouvez apprendre et utiliser les raccourcis clavier Excel de l’utilisateur avancé, mais il y en a tellement à apprendre que cela pourrait finir par vous faire perdre du temps.
C’est pourquoi l’adaptation de votre QAT est la voie à suivre. Le QAT se trouve dans le coin supérieur gauche de votre fenêtre Excel. Si tout ce que vous pouvez voir est le logo Excel et le nom de votre classeur, cela signifie que vous n'avez pas activé le QAT.
Pour résoudre ce problème, cliquez sur la flèche vers le bas sur le côté droit d’un onglet ouvert, puis cliquez sur « Afficher la barre d’outils d’accès rapide ».
Le QAT apparaîtra alors à côté du logo Excel, avec quelques boutons par défaut, comme AutoSave et Save.
Vous pouvez désormais personnaliser le QAT pour qu’il contienne les commandes que vous utilisez le plus souvent. Par exemple, vous pouvez facilement supprimer un bouton du QAT en cliquant avec le bouton droit de la souris sur l’icône correspondante et en cliquant sur « Supprimer de la barre d’outils d’accès rapide ».
De même, cliquer avec le bouton droit de la souris sur une icône sur le ruban et sélectionner « Ajouter à la barre d’outils d’accès rapide » est un moyen rapide d’ajouter un bouton à votre QAT. Vous pouvez également cliquer sur la flèche vers le bas « Personnaliser la barre d’outils d’accès rapide » et choisir l’une des options disponibles dans la liste déroulante ou cliquer sur « Plus de commandes » pour voir et ajouter d’autres actions.
En plus d’utiliser ces outils pour accélérer votre flux de travail, apporter de petits ajustements à votre classeur Excel, comme la compression des images, la simplification des formules et la limitation des fonctions volatiles, permettra à votre fichier Excel de fonctionner correctement et d’éviter qu’il ne s’arrête.