Comment créer des étiquettes de publipostage dans Word à partir d'une liste Excel
Vous utilisez peut-être Microsoft Excel pour organiser proprement une liste de diffusion. Cependant, lorsque vous vous apprêtez à imprimer des étiquettes de publipostage, vous devrez utiliser le publipostage pour les créer dans Word à partir de votre liste Excel. Voici comment.
Première étape : préparez votre liste de diffusion
Si vous avez déjà créé une liste de diffusion dans Excel, vous pouvez ignorer ce test en toute sécurité. Si vous n'avez pas encore créé la liste, malgré l'absence d'Excel de la fonction d'étiquette de publipostage, nous vous recommandons fortement d'utiliser Excel car il est préférable d'organiser et de gérer les données que d'utiliser un tableau Word.
La première chose que vous devez faire est de créer un en-tête de colonne correspondant aux données qui vont dans chaque colonne. Placez ces en-têtes dans la première ligne de chaque colonne.
Les en-têtes que vous incluez dépendent des informations que vous prévoyez d'utiliser dans les étiquettes de publipostage. Les titres sont toujours agréables, mais il est important que vous sachiez quel titre utilise une personne avant de créer les étiquettes. De plus, si votre liste est destinée à des entreprises et non à des particuliers, vous pouvez omettre les en-têtes \Prénom et \Nom et utiliser simplement \Nom de l'entreprise. Pour bien illustrer les étapes, nous allons avec une liste de diffusion personnelle dans cet exemple. Notre liste comprendra les en-têtes suivants :
- Prénom
- Nom de famille
- Adresse municipale
- Ville
- État
- Code postal
Il s'agit des informations standard que vous trouverez sur les étiquettes d'adresse. Vous pouvez même insérer des images dans les étiquettes de publipostage si vous le souhaitez, mais cette étape viendrait plus tard dans Word.
Une fois que vous avez fini de créer les en-têtes, continuez et saisissez les données. Une fois que vous avez terminé, votre liste devrait ressembler à ceci :
Allez-y, enregistrez votre liste et passons à Microsoft Word.
Deuxième étape : configurer des étiquettes dans Word
Ouvrez un document Word vierge. Ensuite, rendez-vous sur l'onglet \Envois et sélectionnez \Démarrer le publipostage.
Dans le menu déroulant qui s'affiche, sélectionnez \Libellés.
La fenêtre \Options d'étiquette apparaîtra. Ici, vous pouvez sélectionner la marque de votre étiquette et le numéro de produit. Une fois terminé, cliquez sur \OK.
Vos contours d'étiquette apparaîtront maintenant dans Word.
Remarque : Si les contours de vos étiquettes ne s'affichent pas, accédez à Conception > Bordures, puis sélectionnez \Afficher le quadrillage.
Troisième étape : connectez votre feuille de calcul aux étiquettes de Word
Avant de pouvoir transférer les données d'Excel vers vos étiquettes dans Word, vous devez connecter les deux. De retour dans l'onglet \Envois du document Word, sélectionnez l'option \Sélectionner les destinataires.
Un menu déroulant apparaîtra. Sélectionnez \Utiliser une liste existante.
L'Explorateur de fichiers Windows apparaîtra. Utilisez-le pour localiser et sélectionner votre fichier de liste de diffusion. Avec le fichier sélectionné, cliquez sur \Ouvrir.
La fenêtre \Sélectionner un tableau apparaîtra. Si vous avez plusieurs feuilles dans votre classeur, elles apparaîtront ici. Sélectionnez celle contenant votre liste. Assurez-vous d'activer l'option \La première ligne de données contient des en-têtes de colonne si elle est pas déjà, puis cliquez sur \OK.
Vos étiquettes sont maintenant connectées à votre feuille de calcul.
Étape 4 : ajouter des champs de fusion et publipostage aux étiquettes
Il est maintenant temps d'ajouter vos champs de fusion et publipostage dans les étiquettes de Word. Sélectionnez la première étiquette, passez à l'onglet \Envois, puis cliquez sur \Bloc d'adresses.
Dans la fenêtre \Insérer un bloc d'adresses qui s'affiche, cliquez sur le bouton \Faire correspondre les champs.
La fenêtre \Match Fields apparaîtra. Dans le groupe \Required for Address Block, assurez-vous que chaque paramètre correspond à la colonne de votre classeur. Par exemple, \Prénom doit correspondre à \Prénom, etc. Une fois que vous avez confirmé que tout est correctement configuré, cliquez sur \OK.
De retour à la fenêtre \Insérer un bloc d'adresse, consultez l'aperçu pour vous assurer que tout semble bon, puis cliquez sur \OK.
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Revenez à l'onglet \Envois, puis cliquez sur \Mettre à jour les étiquettes.
Une fois sélectionné, <
Maintenant, vous êtes maintenant prêt à effectuer le publipostage.
Cinquième étape : effectuer le publipostage
Maintenant, pour voir la magie opérer. Dans l'onglet \Envois, cliquez sur \Terminer et fusionner.
Dans le menu déroulant qui s'affiche, sélectionnez \Modifier des documents individuels.
La fenêtre \Fusionner vers un nouveau document apparaîtra. Sélectionnez \Tous, puis cliquez sur \OK.
Votre liste d'Excel sera maintenant fusionnée avec les étiquettes de Word.
Il ne vous reste plus qu'à imprimer vos étiquettes et à envoyer votre courrier !